Há 12 anos, o Grupo Inovares vem consolidando sua presença no setor de saúde e segurança do trabalho, sendo hoje uma das empresas mais estruturadas do estado de São Paulo. Em 2025, o grupo chega à marca de quatro unidades ativas, com uma quinta prestes a ser inaugurada, e uma operação que ultrapassa 15 mil vidas gerenciadas, 5 mil exames mensais e 2 mil eventos eSocial processados todos os meses.
Esse crescimento, porém, exigiu uma revisão profunda da estrutura tecnológica. Até o início de 2023, a empresa operava com um software próprio, desenvolvido internamente, que já não acompanhava mais a velocidade e a complexidade do negócio. Foi nesse cenário que começou uma nova fase: a implantação do SGG, plataforma que se tornaria o pilar digital da operação.
Do software próprio à automação completa
O CEO do Grupo Inovares, José Tavares, conta que a empresa desenvolveu sua própria ferramenta em 2015, com o objetivo de atender às demandas do eSocial e facilitar a rotina interna. No entanto, com o aumento expressivo do volume de atendimentos, o sistema “caseiro” começou a se mostrar insuficiente.
Segundo José, o grupo praticamente dobrou o número de vidas sob gestão e de funcionários durante a pandemia, e isso expôs um gargalo: o tempo de resposta das equipes e a limitação técnica da ferramenta interna.
“Em algum momento, faltou tempo para desenvolver o software. A empresa cresceu e a ferramenta não acompanhou”, lembra o CEO. Com o crescimento e a necessidade de integração entre as unidades, a direção percebeu que seria inviável continuar investindo na manutenção do sistema interno.
“De um dia para o outro, necessitamos de uma ferramenta mais robusta. O nível de automação que a gente queria, demoraria anos para atingir”, explica José.
A decisão de mudar: um processo desafiador e estratégico
A migração para o SGG aconteceu no início de 2023, uma decisão planejada, mas difícil de executar no meio de uma operação em larga escala. “Foi uma dor tremenda mudar tudo com a operação em andamento, mas era algo que não dava mais para adiar”, recorda o CEO.
A coordenadora de saúde do grupo, Carol, também acompanhou o processo desde o início e ressalta que a mudança não foi apenas tecnológica, mas cultural. O time precisou rever fluxos, treinar colaboradores e padronizar processos para aproveitar o potencial da nova ferramenta.
Em pouco tempo, os resultados começaram a aparecer. A automatização de tarefas e a padronização das rotinas reduziram significativamente a carga operacional.
“Na equipe de saúde, reduzimos de três a quatro pessoas. A rede credenciada, que antes tinha duas pessoas só para isso, não precisa mais. Hoje emitimos um kit em segundos”, destacou Carol.
Essa mudança de escala só foi possível porque o grupo passou a concentrar todas as informações em um único ambiente digital.
Eficiência operacional e visão estratégica em tempo real
Um dos impactos mais expressivos foi a visibilidade sobre as unidades. Com clínicas em três cidades diferentes, a Inovares precisava de relatórios e indicadores em tempo real para acompanhar o desempenho e a produtividade.
Hoje, o SGG centraliza todas as informações operacionais e financeiras, permitindo que gestores acompanhem o fluxo de trabalho e tomem decisões com rapidez e precisão.
José Tavares explica que o sistema eliminou as distâncias entre as unidades: “Consigo enxergar tudo em tempo real. Liberação de laudos, perícias, relatórios, tudo acontece com agilidade. O sistema permite liberar exames à distância, sem interrupção.”
Outro avanço foi a qualidade dos relatórios técnicos. Antes, o processo de análise era manual e fragmentado. Agora, os relatórios de PCAs e audiometrias são gerados de forma automatizada, com alto nível de detalhamento.
“Estamos entregando resultados que os clientes nunca viram. Relatórios extremamente técnicos e completos”, afirma o CEO.
Além da precisão técnica, o grupo conseguiu manter a identidade visual dos documentos, preservando o padrão dos relatórios produzidos antes da migração. “Conseguimos personalizar de forma quase idêntica aos relatórios que a gente emitia antes. Isso fez toda a diferença para a transição ser fluida”, explica José.
Expansão acelerada com base em gestão digital
Com o amadurecimento da operação digital, o grupo passou a olhar para a expansão com mais segurança. Segundo José, o tempo necessário para operacionalizar uma nova unidade foi reduzido drasticamente:
“Uma implementação que levaríamos 180 dias para estruturar, hoje conseguimos fazer em 45 dias, às vezes até 30. O sistema é nosso parceiro até nisso.”
A automatização de fluxos e a replicação de parâmetros configurados no SGG permitiram que novas unidades fossem abertas com rapidez e sem riscos. “Agora sobra tempo para pensar em estratégia, porque a operação está sob controle”, resume o executivo.
O salto de eficiência no setor financeiro
A transformação digital também chegou ao financeiro do Grupo Inovares, liderado por Regiani, responsável pela gestão administrativa e faturamento.
Antes do SGG, o faturamento era totalmente manual: geração de notas em PDF, criação de boletos em sistemas bancários e envio individual de e-mails. O processo, segundo ela, chegava a durar mais de uma semana.
Com o módulo financeiro do SGG, o cenário mudou completamente. “Hoje demoro um dia. As faturas são geradas automaticamente na virada do mês. Só confiro os contratos ativos e disparo tudo em lote”, explicou.
Além da agilidade, a nova rotina trouxe segurança e rastreabilidade. Regiani relata que agora pode acompanhar todas as movimentações de forma instantânea:
“Se um cliente liga pedindo um boleto ou nota, eu sei exatamente onde encontrar. Antes, precisava procurar em pastas e arquivos, era um caos.”
Outro avanço foi a automação bancária. “Os boletos são gerados e enviados automaticamente, e quando o cliente paga via QR Code, o sistema já dá baixa imediata. Antes demorava dias”, conta.
O SGG também facilitou a gestão de várias contas bancárias e CNPJs, adaptando-se à realidade fiscal das diferentes unidades. A integração de tabelas de valores e regras tributárias específicas foi um ponto decisivo para eliminar erros e otimizar o controle.
“No começo foi trabalhoso, mas conseguimos segregar e atender tudo. Hoje o processo é prazeroso, porque temos retorno: menos tempo em processo e mais tempo em estratégia.”
No SGG você tem módulo financeiro integrado
- Gestão de serviços e contratos;
- Faturamento Automático;
- Emissão em lote de boletos e notas
- Conciliação automática dos recebíveis
- Envio por e-mail, WhatsApp ou APP
Conheça mais sobre o módulo aqui: Módulo Financeiro do SGG
Uma parceria em constante evolução
A relação entre Inovares e SGG é marcada por proximidade e colaboração contínua. Para José e Carol, o suporte e o acompanhamento pós-implantação foram fundamentais para manter a evolução constante do sistema.
A coordenadora comenta que cada nova atualização da plataforma é rapidamente incorporada na rotina. “A gente usa cerca de 80% do sistema hoje, e os 20% restantes são as novidades que ainda estamos implementando”, diz Carol.
O CEO complementa que o SGG deixou de ser apenas uma ferramenta e passou a ser parte da estratégia de expansão.
“Mudou a forma como enxergamos o mercado e o negócio como um todo. A gente pensa em crescer com base nessa estrutura.”
A história do Grupo Inovares é a prova de que tecnologia, quando bem aplicada, não apenas otimiza processos, mas redefine o modelo de gestão de uma empresa.
Com o SGG, a Inovares transformou sua operação, reduziu custos, aumentou produtividade e ganhou previsibilidade para expandir com segurança.
Mais do que um software, o SGG se tornou um parceiro estratégico de crescimento, apoiando a empresa em cada nova etapa da jornada.
“O SGG mudou o nosso caminho, a forma de enxergar o mercado e o negócio como um todo”, conclui José Tavares.
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