Como definir quem vai fazer o que no eSocial SST?

Já sabemos que o eSocial é um projeto enorme e que integra informações de diversas áreas. Sabemos também, que temos todas as informações dos funcionários como CPF, NIS e Matrícula que precisam estar alinhadas com o sistema de Folha/RH. Além disso, temos informações de insalubridade, periculosidade que precisam ser informados em linha com o RH. Até aqui, falamos dos dados e a importância da consistência para trabalhar com sistemas distintos. Porém, você já parou pra pensar sobre as responsabilidades adicionais inerentes ao atendimento do eSocial para seus clientes? Elencamos 10 perguntas básicas a serem respondidas por você:

  1. Quais as minhas responsabilidades exatamente?
  2. Quais as responsabilidades de meu cliente?
  3. E se houverem falhas ou multas? Quem responde? Como apurar?
  4. Quem é responsável por enviar os eventos para o eSocial?
  5. Como vou disponibilizar acesso aos eventos para o cliente?
  6. Tenho uma data final para disponibilizar os eventos gerados?
  7. E se houverem erros cadastrais? Quem irá ajustar?
  8. Quem irá resolver erros de retorno do eSocial?
  9. Haverá necessidade de aditivo ou novo contrato?
  10. Será cobrado adicional para esses serviços?

Por tudo isso, fica evidente a necessidade de alinhamento entre as partes nessa prestação de serviços. Tentaremos mostrar aqui como alinhar com seu cliente essas responsabilidades para evitar dores de cabeça futuras.

É importante salientar inicialmente que o eSocial SST é uma obrigatoriedade adicional, onde os dados até então gerados em papel precisam tomar forma de um arquivo eletrônico para ser enviado ao governo. Isso é trabalho adicional e mais responsabilidade para os prestadores de serviço em segurança e medicina do trabalho. Dito isso, nesse alinhamento comercial, nem sempre fácil ou justo, é necessário que sejam formalizadas as responsabilidades, seja na forma de um novo contrato, um aditivo ao contrato atual, ou até mesmo um e-mail para que seja formalizado. Enfim, se resguardar para que haja ciência do empregador das responsabilidades.

No atendimento ao eSocial SST, podemos basicamente separar em duas obrigações principais:

  1. Geração dos eventos
  2. Envio dos eventos.

A geração dos eventos na maioria das vezes vai recair sobre o prestador de serviços em SST. Já a missão dos envios dos eventos precisa ser definida logo de cara de quem será a responsabilidade. Eis então que chegamos na pergunta fundamental:

 

Quem irá enviar os eventos de SST para o eSocial?

O fluxograma ilustra melhor visualmente os cenários:

A. Se a empresa ou contador vai realizar a transmissão das informações ao eSocial, é uma obrigação a menos para você como prestador de serviço. Entretanto, se você vai gerar os eventos precisa alinhar exatamente como e quando o seu cliente irá acessá-los. Para isso, é fundamental que seu software disponha de diversas possibilidades conforme a necessidade dele. No caso do contador, ideal ter uma interface voltada para esse público. No caso da empresa, importante ela ter como acessar via sistema ou ainda possibilidade de integração automatizada via webservices. Além é claro do controle completo do histórico do evento, desde sua geração até o download pelos responsáveis. Ou seja, é preciso garantir que todas condições foram satisfeitas, principalmente as de sua responsabilidade.

B. Se a empresa prestadora de serviço em SST vai realizar a transmissão dos eventos ao eSocial, é uma obrigação a mais e uma grande responsabilidade também. Por outro lado, gera maior valor ao serviço, facilitará o seu controle e também será mais fácil solucionar possíveis erros de retorno do eSocial. Para isso, seu software deve ser capaz de fazer a mensageria, ou seja assinar e enviar para o eSocial os arquivos XML dos eventos. Além disso, permitir controlar toda comunicação e arquivamento de protocolos e recibos de entrega. Além disso, é fundamental sua ferramenta apontar inconsistências e orientar como resolvê-las facilmente. Importante também o software possuir um sistema de mensageria própria (não terceirizada) e confiável, pois o volume de informações será grande. A não entrega dos eventos no prazo definido poderá resultar em multas ao empregador e muitas dores de cabeça para o prestador.

Você sabia que o Ambiente de testes foi liberado para eventos do eSocial SST?

Ao definir com seu cliente essa questão da transmissão dos eventos (mensageria), várias outras perguntas ficam mais fáceis de serem respondidas, já que as responsabilidades e obrigações mudam conforme o caso. Por fim, fica mais uma vez evidente a importância em se apoiar em um bom sistema de gerenciamento que oportunize diversas opções de trabalho. Que disponibilize ferramentas adequadas para integração e transmissão dos eventos conforme o caso. Permita um controle de prazos e responsabilidades cliente a cliente. Registre um rastro histórico para cada evento e etapas a serem cumpridas conforme esse alinhamento inicial. E mais importante de tudo, seja confiável em sua operação diária, seja fácil de utilizar, e de agilidade na solução das possíveis inconsistências e validações encontradas.

 

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