Como escolher um software para atender o eSocial em SST?

Você que está procurando contratar um software para atender o eSocial SST deve saber como fazer essa escolha da melhor maneira possível para evitar futuras preocupações, sabendo os fatores importantes para a decisão da contratação. É importante estar atento para alguns detalhes que podem parecer mínimos em um primeiro momento, mas que farão toda a diferença após a contratação dos serviços de um sistema de gestão de segurança e medicina do trabalho. O melhor a se fazer é começar a conhecer as soluções enquanto ainda há tempo para se preparar, evitando essas preocupações para última hora. Por isso, separamos alguns pontos que entendemos fundamentais e que precisam ser analisados para tomar uma decisão. Ademais, é o futuro da sua empresa que está em pauta, então, você deve saber em quem confiar. Separamos 10 pontos principais para ajudá-lo nesse processo decisório:

1- Tempo de mercado

Uma das primeiras métricas a ser analisada, é o tempo de mercado da empresa produtora do software. Uma empresa com maior tempo de mercado terá uma maior experiência sobre o seu ramo, tendo um maior aprendizado para melhor atender às suas necessidades. Esse ponto mostrará se a empresa contratada já passou por algumas mudanças nesse cenário e estará pronta para algum outro acontecimento repentino, permitindo um maior conhecimento para se adaptar a futuras necessidades e garantir a eficiência no trabalho a ser entregue. Acima de 10 anos de mercado é uma boa métrica.

2- Estrutura do atendimento e desenvolvimento

Esse ponto é importante a ser averiguado pois ele indicará sobre a forma que você resolverá seus problemas com eficiência. Então, o software deve ter uma estrutura de atendimento competente para lhe ajudar. Você precisará sanar suas dúvidas e problemas de forma rápida e eficaz quando surgirem e para isso a empresa contratada precisará estar pronta. Sobre o desenvolvimento, deve-se entender que todo software está em constante evolução assim como as demandas que surgem seja do mercado ou de parte do governo (caso do eSocial) precisam ser atendidas de forma eficiente e dentro dos prazos legais. Para isso, o software a ser escolhido deve possuir setor de desenvolvimento estruturado e com experiência para sustentar as operações no longo prazo. Evite empresas com poucas pessoas para suporte e também as que estejam se “aventurando” no ramo de softwares com equipes terceirizadas de desenvolvimento.


3- Plataforma Web

É necessário dar preferência por um software que possua uma plataforma web, pois o eSocial demanda integração entre diversas partes, além de um envio de informações online. O software em ambiente 100% online, ajuda positivamente nesse sentido. Além disso, não necessita de aquisição de licenças, servidores, e demais itens de infraestrutura, assim como mão de obra especializada. Você ganha em mobilidade e praticidade. Permite o acesso aos seus parceiros e clientes possibilitando um ambiente colaborativo. Proporciona uma maior consistência dos dados que vem de encontro às exigências do eSocial. Evite softwares desktop (instalados) e dê preferência para web.

4- Segurança

Algo importante a ser levado em consideração é onde seus dados estarão armazenados. Devendo estar em território nacional para evitar problemas futuros com legislação. Você deve ter certeza a quem recorrer quando existir alguma complicação. Além disso, a localização é importante para a velocidade do acesso e baixa latência (tempo de retorno das informações de consulta por exemplo). Além disso, é necessário ter a certeza que a plataforma faz backups com frequência e realiza a criptografia dos seus dados. Sempre questione esse ponto para zelar o sigilo da sua empresa e de seus clientes para garantir uma maior segurança das informações. Evite sistemas sem acesso seguro (criptografado) ou que armazenem seus dados no exterior.

5- Treinamento e facilidade de uso

É preciso garantir que todos conseguirão utilizar o software. Questione como funciona o treinamento e sua eficácia. Se puder ter uma amostra de como funciona, ainda melhor. Além disso, o software deve possuir suas interfaces práticas e simples (não confundir simples com pouca qualidade). Deve-se entregar o prometido, possibilitando uma maneira de você dominá-lo facilmente. Uma forma fácil de verificar isso é comparando diversos sistemas e como cada um resolve as mesmas tarefas. Evite sistemas complexos e de difícil aprendizado, que exijam muitas parametrizações prévias. Dê preferência a sistemas que oferecem um misto entre treinamento online e com acompanhamento de consultor para tirar dúvidas.

 

6- Fácil integração

Com a entrada do eSocial a fácil integração é essencial para evitar a redigitação de dados e para que não ocorram erros nos dados informados ao eSocial. É necessário um sistema para integrar tanto com a sua rede credenciada, quanto com o próprio contador dos seus clientes. Isso facilitará muito na gestão de seus clientes, evitando problemas e críticas futuras. Outrossim, algo a ser validado que poderá acrescentar no desenvolvimento de sua empresa, é se o software possui uma rede de serviços que permita conectar prestadores de todo Brasil, onde você pode ser encontrado e encontrar parceiros comerciais, permitindo ampliar a sua área de atuação. Outro ponto fundamental a ser verificado é como o sistema integra com demais sistemas do mercado como ERP, Folha/RH. Se necessita desenvolvimento ou se possui uma forma mais fácil de automatizar a movimentação de funcionários principalmente. Enfim, evite sistemas que não possuam facilidade de integração com outros softwares de mercado, pois seu cliente irá questionar. Dê preferência a sistemas que tenham uma ampla rede credenciada a sua disposição para ampliar sua atuação e integrar as informações do eSocial.

7- Sistema próprio de mensageria eSocial

Esse é um requisito primordial que o software deve atender. Esse serviço é como se fosse um “correio” para entregar a mensagem para o eSocial no endereço do governo. Ele é indispensável e por ser próprio do software garantirá a você ainda mais segurança no envio dos documentos XML assinados e validados. Além disso, o sistema de mensageria é responsável por controlar todo o fluxo de envio e armazenar os recibos e protocolos de entrega das informações para sua segurança. Evite sistemas que não possuam sistema de mensageria próprio ou que possuam de forma terceirizada. Dê preferência para os que possuam de forma própria e faça um “test drive” para verificar a facilidade de uso.

 

8- Gestão completa em SST

Não adianta apenas atender o eSocial pois isso é só uma pequena parte de um todo. Sem uma gestão, você não consegue garantir uma qualidade nos serviços que você presta, gerar informação é apenas um detalhe, você precisa de informações consistentes e de valor. Como existem muitos softwares no mercado, validar se ele oferece uma gestão completa em SST e não apenas atender o eSocial é um ponto que se torna um diferencial, pois você estará contratando um serviço que além de atender às exigências do eSocial, contará com uma gestão completa para seus serviços. Poderá controlar seus clientes, funcionários, ter agilidade para a elaboração de documentos como PPRA, PCMSO, ASO e PPP, ter o controle de exames e agendamentos e ainda gestão financeira com faturamento. Evite sistemas específicos que somente atenderão ao eSocial e não realizam uma gestão completa de Segurança e Medicina do Trabalho. Dê preferência para sistemas que atendam sua empresa como um todo, desde a emissão de um PPRA até a emissão de um boleto de cobrança do mesmo.

 

9- Tipo de modelo comercial

O modelo comercial do software é o modo como se dará o custo pelo serviço oferecido, algo muito importante para você, pois é quando acertamos o que mexerá no seu bolso. Existem sistemas que fazem a cobrança por vidas e outros por usuários. No modelo de cobrança por usuário, deve-se atentar que sua empresa poderá ter custos adicionais devido às exigências do eSocial, pois novos usuários para seus clientes poderão ser necessários. Por isso entendemos que o modelo por vidas é o mais atrativo, pois o custo evolui na medida em que sua empresa cresce. Ou seja, você paga proporcionalmente pela carteira que você gerencia. Dê preferência para sistemas que cobrem por vidas ativas.

 

10- Custo-Benefício

Tratando de verba investida, na hora de escolher o software é necessário colocar em uma “balança” os gastos e ganhos, por exemplo, você realmente pode contratar um software mais barato como um peso de aluguel, apenas para atender o eSocial, mas você pode contratar um que atenda as exigências e, ainda, ajude na sua rotina de trabalho e lhe traga grandes ganhos operacionais. Além do mais, você até pode estar economizando no bolso e achando estar fazendo um bom negócio, mas as dores de cabeça irão aparecer em algum momento e, se o software não estiver devidamente pronto para atendê-lo e solucionar os seus problemas, ocasionará em multas e clientes desapontados. Então é válido encarar a aquisição de um sistema como um investimento e não como um custo, pois vale a máxima: “O barato pode sair caro”. Por fim, trace um paralelo entre o custo e o benefício que o sistema irá lhe trazer a longo prazo.

 

Esperamos que o artigo tenha sido útil, afinal escolher um software para Gestão em Saúde e Segurança do Trabalho e atender o eSocial sem preocupações e com maior facilidade não é uma tarefa fácil. Atente-se as datas do calendário do eSocial e não deixe para última hora, ainda há tempo para se preparar.

 

Se você quiser pode conhecer nossa solução para atender o eSocial em SST.

 

 

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