Elimine ligações telefônicas com o agendamento online de exames ocupacionais

Elimine ligações telefônicas com o agendamento online de exames ocupacionais

O agendamento online permite a marcação de exames ocupacionais 24 horas por dia. O processo é simples e rápido, já que não há necessidade de checar horários na agenda – tudo é feito de forma facilitada para todos: a clínica de SST, a empresa cliente e o trabalhador.

Para agendar um horário de exame, o interessado pode utilizar qualquer dispositivo conectado à internet. Afinal, quem tem um smartphone quer resolver tudo com poucos cliques e em poucos minutos, certo?

A seguir, explicaremos melhor como funciona o agendamento online de exames da Clínica de SST. Vamos lá? Acompanhe!

Quais as vantagens do agendamento online?

Com o agendamento online é possível reduzir ou até mesmo eliminar o uso do telefone, facilitando os processos para a clínica de SST, para a empresa cliente e também para os funcionários. Como você sabe, em geral, para marcar exames e consultas, dependendo da demanda, uma clínica precisa disponibilizar um grande número de atendentes. Isso, é claro, tem um alto custo.

Com a implantação do agendamento online cria-se uma oportunidade para redirecionar e realinhar a equipe da clínica para outros setores da empresa uma vez que o sistema absorve uma parte da demanda.

A ferramenta contribui ainda para reduzir os custos telefônicos, uma vez que um lembrete é enviado para o celular do cliente automaticamente para confirmar dia e horário dos exames. Além de diminuir a taxa de desistência, o que aumenta o faturamento, o sistema reduz custos com chamadas telefônicas. Pode não parecer, mas esse custo é bem elevado e produz um grande impacto no caixa da empresa.

Você também pode querer ler: Por que investir em um sistema de gestão para a clínica de SST?

Como fazer o agendamento online?

O sistema de agendamento online pode ser integrado ao site da Clínica de SST, o que facilita e simplifica o acesso. Assim, quem acessa o site pode fazer o agendamento com apenas alguns cliques. 

Outra opção é por meio de login e senha. Nesse caso para fazer o agendamento, não é preciso ter o cadastro do funcionário. Isso agiliza e simplifica o processo.

Como funciona o agendamento? O operador deve acessar o módulo ADM do software da SGG, clicar em arquivo e depois em unidade de atendimento. Em seguinda, é preciso clicar na aba de atendimento e cadastrar as unidades onde os exames serão feitos. Cada unidade deve ser vinculada a uma região. 

Após o agendamento o sistema gera uma guia com os exames que serão realizados. Essas informações serão vinculadas a agenda da clínica. Dá para criar mais de uma agenda de atendimento, ou seja, uma para cada sala ou para procedimento da clínica de SST.

Como configurar a agenda médica?

Clique em configurações e em agenda médica. Determine um nome para a agenda, como por exemplo: sala 1, sala 2 e sala 3. Estabeleça o tempo padrão de atendimento para os exames (por exemplo: 10 minutos, 15 minutos, 30 minutos). Você poderá também definir os dias específicos da semana em que ocorrem atendimentos na clínica. Essa parametrização poderá ser a mesma para todas as agendas da clínica ou específica de um determinado setor. Por exemplo para o atendimento do Psicólogo, que em geral possui duração maior do que um exame clínico realizado pelo Médico Examinador.

O sistema também permite configurar a agenda dos fornecedores, para aqueles casos nos quais os exames são terceirizados.

Formas de atendimento

O próximo passo é configurar as formas de atendimento. Há duas opções: agendamento ou Horário de chegada. Ao escolher a segunda opção, dá para estabelecer quantos atendimentos poderão ser feitos por dia. Nesse caso, quando a agenda lota, só é possível fazer agendamentos para outro dia. 

Já no agendamento por hora marcada, dá para encaixar os atendimentos nos horários disponíveis. Na aba de horários dá para definir os dias em que haverá agendamento. Caso essa opção não seja configurada, os atendimentos serão agendados de segunda a sexta, de 8h as 16h.

Logins permitidos

Caso queira, a clínica pode trabalhar com uma agenda específica. Para isso, basta configurar um login e senha para os agendamentos. Assim, só quem trabalha em determinado setor poderá acessar e realizar os agendamentos.

Exames

Todos os exames realizados pela clínica precisam estar vinculados em pelo menos uma agenda. Por exemplo, selecione o Raio-X para os agendamentos da sala 1 e os exames complementares e/ou laboratoriais para os agendamentos da sala 2, se houver.

Isso garante que os agendamentos sejam feitos corretamente e em um horário específico. Para verificar o atendimentos, basta clicar na agenda geral ou na agenda da sala.

Edição

Para editar um agendamento, basta excluir e fazer um novo agendamento. Ou seja, caso o cliente precise alterar o dia ou o horário, não há problema.

Você irá alinhar com o seu cliente conforme a sua realidade para que ele possa realizar alterações ou exclusões de forma ágil e segura.

Exclusão dos agendamentos

Os agendamentos poderão ser excluídos pelo usuário do cliente caso essa opção seja disponiblizada pelo administrador. A ação, no entanto, só é permitida caso o horário de agendamento seja superior a 24 horas.

Para que você tenha total controle sobre a gestão dos agendamentos, o sistema registra qual usuário fez alguma exclusão, a fim de corrigir e evitar erros.

Mapa da clínica

Para editar o mapa da clínica, definido por agendas/salas de atendimento, selecione a unidade e configure a sequência de exames ou procedimentos que serão realizados. Também é preciso determinar a sala e o horário dos atendimentos.

Assim, sempre que um paciente for realizar os procedimentos, os agendamentos serão feitos na ordem determinada pelo mapa. Isso garantirá que o paciente fique o menor tempo possível na unidade. 

Caso a agenda esteja vinculada a um fornecedor, o paciente será encaminhado para o local onde o atendimento será feito. Para isso, a agenda de terceiros deve estar ativa e todos os dados cadastrados o que inclui nome, endereço e serviços prestados. No Atendimento Médico será possível gerar a guia de encaminhamento para que o funcionário seja atendido pelo especialista conforme a decisão do Médico Examinador/Médico do Trabalho.

Analise dos atendimentos

Caso o cliente não compareça, se você desejar, o sistema gerará a cobrança por não comparecimento do funcionário. Nesse caso, será preciso reagendar o atendimento. 

A gestão dos atendimentos que foram realizados e dos clientes que não foram é feita pela empresa de modo a garantir que as cobranças sejam feitas corretamente., bem como a utilização dos filtros para geração de relatórios que permitam identificar se o potencial de atendimento da estrutura da clínica está sendo bem aproveitado.

Para obter todas as vantagens do agendamento online é preciso contratar um software específico para clínicas de SST. Assim, além automatizar as marcações, a ferramenta ajuda a gerenciar o fluxo de caixa da empresa e a personalizar documentos como PGR, PCMSO, ASO e LTCAT. A ferramenta também facilita a coordenação de exames ocupacionais, a entrega de EPI e a gestão da CIPA.

E você? Quer implementar o agendamento online na sua clínica de SST? Então, entre em contato com a gente e conheça melhor o software da SGG!

Diego Ribas