Economize tempo no faturamento da sua clínica de SST
É possível economizar tempo no faturamento da clínica de Segurança e Saúde do Trabalho (SST), utilizando um bom sistema de gestão.
Além de emitir boletos e notas fiscais de serviço de forma simples e rápida, a ferramenta ajuda a controlar custos de exames e de Equipamentos de Proteção Inidividual (EPI). Assim, a clínica poderá faturar mais.
Um software para clínica de SST também garante que a tomada de decisões mais precisas sobre investimentos e redução de gastos, já que que o gestor consegue saber exatamente quanto tem para receber e para pagar.
A seguir, explicaremos melhor todas as funções de um software de gestão para clínica de SST. Vamos lá? Acompanhe!
Como economizar tempo no faturamento da sua clínica de SST?
O financeiro integrado aos serviços de SST do software SGG, permite visualizar relatórios de recebíveis, despesas, fluxo de caixa e outras informações importantes. A ferramenta foi desenvolvida para atender de ponta a ponta a todas necessidades de sua clínica de SST.
Módulo Serviços, Contratos e Financeiro
Nos módulo Serviços, Contratos e Financeiro a clínica de SST pode cadastrar os serviços prestados, gerar boletos de cobrança e enviá-los por e-mail, tudo por dentro do sistema, sem necessidade de sair dele.
O primeiro passo para que tudo funcione bem é definir os valores dos serviços e dos exames prestados, cadastrando contratos para os clientes e fornecedores. Caso a empresa não inclua o valor no contrato e tenha um serviço realizado não terá problemas, pois o faturamento virá com valor padrão definido para aquele serviço. Se o valor cobrado para determinada empresa for diferente, basta alterar o valor no campo correspondente no momento do faturamento. Dessa forma, o sistema se adapta facilmente a sua rotina e permite ajustes fáceis antes de faturar determinado cliente.
Todos os exames, treinamentos e outros serviços prestados vão gerar pendências para serem cobradas do cliente, evitando você esquecer ou deixar de cobrar. Todos os valores desses serviços realizados por sua empresa no cliente, já virão com os valores definidos no contrato (acordo entre as partes), evitando possíveis erros ou divergências em faturas.
O SGG permite emissão de boletos bancários de forma totalmente integrada, sem necessidade de envio de remessas e retornos. As confirmações de pagamento são atualizadas automaticamente. Pode-se ativar fluxo de recobrança automatizado, onde o sistema dispara avisos relembrando o cliente de vencimento das faturas, inclusive quando tem atraso.
Além disso, o sistema disponibiliza relatório dos serviços realizados e valores (fatura discriminada), possibilitando na mesma ação enviar para o cliente juntamente com o boleto e nota fiscal gerada.
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Faturamento automático
O faturamento pode ser gerado automaticamente, o que facilita o dia a dia do setor financeiro da empresa. Dessa forma, o sistema fecha todos os serviços realizados no período de cobrança automaticamente e já gera a fatura, permitindo fácil conferência e posterior envio ao cliente.
Também é possível fazer o faturamento de forma não automática. Nesse caso, no entanto, é preciso conferir os lançamentos antes de gerar a fatura. Sempre aconselhamos as empresas que começaram a usar um sistema de faturamento para clínicas SST, que optem pelo faturamento automático somente depois de conhecer a ferramenta um pouco melhor e todo processo estar mais maduro para os funcionários.
Matriz e filiais
Quando a clínica de SST fizer o faturamento de diferentes unidades em conjunto, o sistema permite esse agrupamento no faturamento. Assim, ao fazer o faturamento basta selecionar as unidades e gerar as cobranças de forma separada para cada filial, ou de forma centralizada na matriz do cliente, conforme você preferir.
Quando for faturamento for agrupado e centralizado na matriz, o sistema irá contabilizar todos os serviços realizados em todas unidades e discriminará tudo isso na fatura, para fácil compreensão do seu cliente.
Cobrança Fácil – Boletos gerados na hora
O SGG oferece o Cobrança Fácil para a clínica de SST poder emitir cobranças bancárias de forma imediata, bastando informar o banco que deseja receber os valores recebidos. Nesse recurso, o sistema emite boletos registrados, que somente terá custo se for efetivamente liquidado (pago), ou seja, a sua empresa não paga nada para cancelamento, alteração ou manutenção de boletos.
Além disso, esse recurso tem total integração com o módulo financeiro do SGG, ou seja, quando um boleto for pago, essa alteração é realizada automaticamente pelo sistema e já alimentará o fluxo de caixa da empresa.
A habilitação do recurso é instantânea, ou seja, no mesmo dia você já pode emitir boletos pelo SGG. Tudo isso, sem necessidade de enviar remessa ou pegar retorno do banco. Sem falar, que não é necessário realizar todo processo de homologação junto ao banco. Recurso fundamental para quem busca facilidade no seu dia a dia.
Gestão de Contratos
Quando os valores são reajustados, o faturamento será feito de acordo com os novos preços. Dá para vincular os valores a um plano. Assim, sempre que houver mudanças todos os contratos serão ajustados de forma automática, basta marcar essa opção na caixa de diálogo.
Dá para duplicar planos com um ou vários serviços incluídos e selecioná-los para diferentes clientes. Os valores podem ser fixos ou variáveis, conforme a necessidade da empresa. Também dá para aplicar os novos valores apenas a novos ou a contratos específicos. É possível ainda fazer mais de um contrato por cliente.
A ferramenta de reajuste de contratos em lote, permite facilmente aplicação de reajustes de contratos que estão fazendo aniversário.
A gestão de vencimentos, renovações, cancelamentos e aditivos e anexos pode ser toda realizada pelo SGG, dando relatórios e alertas ao usuário de forma fácil e possibilitando uma boa gestão de contratos para sua empresa.
Com o sistema também é possível definir modelo padrão de contrato e gerar ele pelo sistema. Dessa forma, agiliza toda a confecção de novos contratos, pois já virá pronto com todos os dados do novo cliente, sem necessidade de redigitação.
Na aba histórico, dá para consultar serviços prestados, dia do fechamento, dia do faturamento, forma de pagamento, número de parcelas, valor cobrado e classificação. Além disso, o gestor consegue visualizar todas as alterações que foram feitas no documento para fins de auditoria.
Cobrança por funcionários ativos
Quando no cadastro do contrato for informado valor por vida (funcionário) o faturamento levará em conta os funcionários ativos durante o mês, ou seja, os valores gerados observam as admissões e demissões dentro do período estipulado para cobrança. Tudo isso de forma automatizada, sem a necessidade do gestor contabilizar manualmente.
Emissão da nota fiscal eletrônica
O sistema permite emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) para mais de 1.600 municípios. A emissão da nota é realizada diretamente pelo sistema, individualmente ou em lote. Essa integração permite redução de dezenas de horas no faturamento, visto que todos os dados de cliente, do serviço, retenções e demais informações necessárias para a NF já estão dentro do sistema. O SGG faz toda ponte entre a sua empresa e a prefeitura, tornando o processo transparente e sem necessidade de sair do sistema.
Outro ponto importante, é que o sistema permite definir os percentuais de retenção de acordo com o sistema tributário de cada empresa com a qual a clínica de SST tem contrato. Isso evita erros no lançamento das notas e um controle a nível de cliente conforme a particularidade tributária da transação.
As empresas que adotaram e implementaram o faturamento dentro do SGG conseguiram resultados surpreendentes. Em uma delas por exemplo, foi reduzido em mais de 10 dias de trabalho todos os meses no ciclo de faturamento. Em horas, houve uma economia de 240 horas de trabalho mensal, pois havia quatro pessoas realizando e conferindo o faturamento. Depois da implantação foi necessária apenas uma pessoa para realizar a tarefa. Isso também permitiu reduzir o quadro de funcionários ou realocar para outras funções importantes dentro da empresa. Isso só foi possível pois as tarefas repetitivas são executadas pelo sistema, além de permitir ao usuário a realizar diversas operações em lote. E o mais importante, com total rastreabilidade e possibilidade de auditar.
Quer turbinar o faturamento da sua clínica de SST? Então, entre em contato com a SGG e conheça melhor a nossa solução de cobrança e emissão de NFe!
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