Tudo o que você precisa saber sobre a entrega de EPI por biometria
Tudo o que você precisa saber sobre a Entrega de EPI por Biometria
Um dos principais desafios encontrados pelas empresas atualmente é controlar e documentar (comprovar) efetivamente a entrega de EPI (Equipamento de Proteção Individual) a seus funcionários. O extravio das fichas de entrega é bem comum e o risco de enfrentar uma demanda trabalhista ou fiscalização é enorme, deixando essas empresas vulneráveis. Uma das formas das empresas se protegerem é adotar a tecnologia da biometria em seus processos de entrega de EPI.
Mas como a biometria realmente funciona? Por que exatamente ela é tão popular? Existe embasamento legal para seu uso? Por que devo considerá-la para as entregas de EPI na minha empresa? Essas e outras perguntas serão abordadas aqui.
Afinal o que é Biometria?
Biometria [bio (vida) + metria (medida)] é o estudo estatístico das características físicas ou comportamentais dos seres vivos. Utilizada para que seja possível identificar as pessoas de forma única. Hoje ela é usada na identificação de crimes, controle de acesso a locais reservados, folha ponto e até mesmo para o sistema de votação brasileiro.
Onde a Biometria é utilizada?
Há muito tempo as empresas e o governo já se utilizam dessa tecnologia para distintas aplicações. A biometria está enraizada em no dia-a-dia, muito mais do que se imagina. Muitas vezes é utilizada de forma tão natural que nem é notada.
Hoje ela se encontra presente em equipamentos como celular (desbloqueio), caixa eletrônico (bancos), urna eletrônica (votação), registro de folha ponto, controle de acesso (academias, clubes), entre muitos outros.
Porque o uso da biometria no registro de entrega de EPI pode ser vantajoso?
Apenas para ilustração, comece imaginando que você seja responsável por uma empresa com aproximadamente 600 funcionários com atuação no ramo de construção civil, ou seja, uma construtora. Quantas entregas, substituições e devoluções de EPI ocorrem diariamente? Muitas certamente. Ainda mais se essa empresa hipotética possuir diversos empreendimentos (canteiros de obra), onde começa-se a criar uma dificuldade de gestão de estoque de EPI e também de armazenamento dessa documentação toda. Outro ponto importante é que normalmente se encontra em um local inapropriado para manuseio e armazenagem de documentos (papel), ficando suscetível a rasuras, perdas e extravios.
Já pensou em quanto pode custar para a empresa o extravio de fichas ou não registrar entrega de EPI?
Muito dinheiro certamente, ainda mais dependendo se ocorreu algum acidente de trabalho (indenizações). Se você imaginar simplesmente a aplicação de multa pelo fiscal, estaria se falando em algo entre R$ 10 mil a R$ 20 mil para esse porte de empresa. Essa multa ainda pode variar e ser maior ainda se outros itens da NR-6 (Equipamentos de Proteção Individual – EPI) forem desrespeitados ou houver reincidência.
Até aqui você já deve ter percebido os problemas que a biometria pode ajudar a sua empresa resolver:
- Como eliminar o papel no processo de entrega?
- Como gerenciar a entrega em diferentes unidades?
- Onde eu vou armazenar tudo isso?
- Como eu localizo uma agulha no palheiro?
- Como evitar multas por extravios? Umidade, mofo, roubo, fogo, entre outros motivos.
Agora você já tem motivos suficientes para seguir e aprender mais sobre a biometria e como ela pode ajudar a resolver esses problemas.
Impressão Digital
A biometria parte da premissa de que cada indivíduo é único e tem características físicas e comportamentais diferentes. Desse modo, tem-se diversos tipos de biometria, sendo que cada um possui vantagens e desvantagens em sua utilização.
A biometria através do uso da impressão digital é talvez a mais utilizada mundialmente. Não é a toa, pois é um método rápido e confiável de identificação. E o que a tornou amplamente utilizada é a viabilidade econômica, ou seja, o seu baixo custo. Seu uso vem sendo expandido para diversas áreas, solucionando diversos problemas. Não é diferente na área de Segurança e Medicina do Trabalho.
Confira abaixo então pelo menos 5 bons motivos para adotar o uso de leitor biométrico para registrar as entregas de EPI.
Motivo 1 – Simples de Usar
A simplicidade é primordial para o registro da entrega de EPI, pois precisa ser utilizada por funcionários de diferentes níveis de escolaridade e classes sociais, muitas delas sem muito contato ou acesso à tecnologia. Se não for simples, será de difícil aceitação para seus usuários. Outro ponto importante, é a facilidade oferecida para os gestores que controlam a entrega de EPI, que podem entregar diversos EPIs com apenas uma captura biométrica, salvando um tempo considerável desses profissionais e dos funcionários.
Motivo 2 – Confiável
O método utilizado para o funcionamento dessa tecnologia é muito confiável. Para entender melhor o processo chave de seu funcionamento veja a fluxo abaixo. Primeiramente é realizada a captura da digital, depois são extraídas todas informações únicas (pontos característicos) dela. Então isso irá se transformar em uma sequência de bits para fins de armazenamento e posterior comparação/identificação.
- Captura: aquisição de uma amostra biométrica
- Extração: remoção da amostra de informações únicas do indivíduo
- Comparação: comparação com a informação armazenada
A ficha de entrega de EPI é um documento legal de extrema importância, podendo gerar multas altíssimas para o empregador em caso de não registro ou falsificação. Desse modo, precisa-se de um método muito confiável, para que se possa comprovar que o funcionário realmente assinou com sua digital, com possibilidade de posterior verificação de sua identidade conforme necessidade.
Motivo 3 – Amplamente usada
De nada adianta utilizar-se de uma tecnologia para identificar pessoas se ela não for conhecida, amplamente usada e aceita pela sociedade. Imagine utilizar-se de um método pouco convencional, onde o funcionário na sala de entrega terá de assinar uma ficha de entrega. Tem de ser algo que ele já conhece, já viu antes e saiba como funciona. A aceitação e utilização da biometria é vasta na sociedade atual. Um dos maiores projetos do governo federal utiliza essa tecnologia para identificar pessoas (sistema eletrônico de votação). Não suficiente, nota-se cada vez mais o uso dela nos serviços públicos.
Motivo 4 – Aceitação legal
Não há embasamento explícito tratando especificamente do uso desse tipo de tecnologia. Entretanto, encontram-se na legislação pistas que sugerem o uso de tecnologia ou sistemas eletrônicos prevendo sua legalidade. Ou ainda, já observa-se a utilização do uso da biometria em alguns processos dentro de SST, há vários anos, sem que tenham resultado em problemas jurídicos. Tudo isso reforça ainda mais sua legalidade.
A Portaria Nº 107, de 25 de Agosto de 2009 [1] determina que:
- h) – Registrar o fornecimento ao trabalhador, podendo ser adotados Livros, Fichas ou “Sistema Eletrônico” .
Desde 2009 então, tem-se uma previsão junto a NR-6 Equipamento de Proteção Individual – EPI, da utilização de sistemas eletrônicos para registrar entrega de EPI a funcionários. Há bastante tempo tem se utilizado a biometria para registrar a entrega de EPI, pois ela oferece segurança tanto para o empregador quanto para o empregado.
Para corroborar ainda mais tem-se a Nota Técnica 162/2017 DSST/SIT/MTb [2] que em resposta ao questionamento da CONCEBRA sobre a possibilidade de instalação de biometria como sistema eletrônico homologado para registro de fornecimento de EPI conclui que:
“...uma vez que o sistema de gestão de entrega de EPI com uso de identificação biométrica vascular permita o controle e o registro das informações, com possibilidade de extração de relatórios para eventual fiscalização, não há impedimento para a adoção desse sistema informatizado pelas empresas”.
No caso de uma reclamatória trabalhista, onde o reclamante (ex-funcionário) alegar não ter assinado a ficha de entrega de EPI, ou ter assinado posteriormente, pode-se apurar mais facilmente se a assinatura foi efetivamente realizada ou não e em que data/hora. Além disso, empregadores normalmente extraviam papéis assinados de forma manual, com o documento eletrônico isso não acontece. Outro fator importante é a facilidade de fazer uma validação e checagem da assinatura biométrica do funcionário ao contrário de um reconhecimento de assinatura manuscrita, onde se faz necessária uma perícia grafotécnica.
Recentemente houve também a publicação da Portaria Nº 211, de 11 de abril de 2019 [3]. Essa portaria dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados a segurança e saúde no trabalho. Ou seja, uma clara evolução para a aceitação de documentos em formato digital.
Não obstante, em meio as revisões de todas as Normas Regulamentadoras (NR) de Segurança e Medicina do Trabalho, foi publicada a nova NR-1 Disposições Gerais modificada pela Portaria Nº 915, de 30 de julho de 2019 [4] que também reforça a possibilidade de utilização de documentos em formato eletrônico ou digital em seu item 1.5 – Da prestação de informação digital e digitalização de documentos.
Sendo assim, como há bastante tempo se utiliza o recurso da biometria para as entregas de EPI e com todas as atualizações para contemplar documentos de forma digital, leva-se a crer que a aceitação legal da biometria só irá crescer.
Motivo 5 – SST sem papel
Se você parar para pensar no atual momento da sociedade, cada vez menos se observa a utilização do papel. Antigamente eram impressos extratos bancários, hoje se acompanha tudo pelos aplicativos de bancos. Antes eram comuns contratos tramitando via correios para locais distintos, hoje estão sendo assinados eletronicamente e na hora. O mesmo está ocorrendo com outras áreas e cada vez em maior escala. A Segurança e Saúde do Trabalho (SST) cada vez mais evolui para a era digital, para o que pode ser chamado de SST sem papel.
A utilização do leitor biométrico para registro de entrega de EPI a funcionários proporciona diversos benefícios tais como:
- Economia em impressão
- Organização no arquivamento digital dos documentos
- Agilidade na recuperação de documentos
- Evita multas por extravio ou avarias de fichas em papel
- Otimização do fluxo de entrega
- Melhoria no controle e na gestão de trocas (validades)
A tendência é de que haja cada vez menos uso de papel e assinatura a mão. Cada vez mais documentos assinados eletronicamente por meio de certificados digitais ou biometria. O próprio eSocial reforça essa tendência, onde terá todas as informações a serem enviadas ao governo em formato de arquivo eletrônico assinados digitalmente pelo empregador. Com toda segurança e amparo legal.
Por todos esses motivos apresentados, você pode vir a conhecer e verificar como é fácil implementar o uso da biometria na entrega de EPIs da sua empresa através do Software SGG – Segurança e Medicina do Trabalho. Dê um basta nas pilhas de documentos estocados ocupando espaço e correndo o risco de se extraviarem. São muitos anos de armazenamento necessário. Já pensou no risco que está correndo se documentos se extraviarem? No SGG o responsável consegue entregar diversos EPIs na mesma captura biométrica, agilizando todo o processo. Realize uma gestão de verdade dos vencimentos, estoque e custos dos EPIs na sua empresa. Evite multas por extravios de documentação. Depois de usar essa tecnologia sua empresa nunca mais será a mesma.
Confira o vídeo demonstrativo desse recurso dentro do Software SGG e veja na prática seu funcionamento:
[1] http://www.normaslegais.com.br/legislacao/portariasit107_2009.htm
[2] https://sgg.net.br/dl/Nota-tecnica162-2017-biometria.pdf
[4] https://enit.trabalho.gov.br/portal/images/Arquivos_SST/SST_NR/NR-01.pdf
sgg.net.br
Exemplo:
Chegou um auditor do Gov. e solicitou os registros das entregas.
No SGG eu consigo emitir um histórico com a assinatura onde vai o código do aparelho data e hora da efetivação.
Enviar somente o histórico não vai ser suficiente para convencer o auditor, pois são apenas dados.
Quais documentos devem ser enviados para o auditor para provar que a homologação/utilização do aparelho garante a irrefutabilidade, irretratabilidade?
Oi Gabriel, sim é possível. Cada equipamento (leitor) passa por um processo de registro dentro do sistema e por isso junto do documento gerado (ficha de entrega) fica a informação do Serial Number do hardware utilizado. Além disso, é possível validar a qualquer momento a assinatura biométrica previamente realizada para fins de comprovação. Nos contate no suporte para que possamos te orientar melhor. Abs!
Pode ser utilizado um celular ou tablet com leitura de biometria/
Oi Eduardo, não. Nós utilizamos um leitor de qualidade para as leituras biométricas. Os leitores de celular e tablet não possuem qualidade suficiente para tal. Necessita-se de hardware dedicado. Para fins de mobilidade pode usar um notebook.
Boa tarde, trabalho no segmento agrícola, onde temos um campo operacional gigante. Para não realizar o transporte de colaboradores durante o dia todo para troca de EPI´s, delimitamos a horários específicos. Após o almoço (saída do refeitório que é central) e pela tarde. Contudo temos situações atípicas que acontecem, como por exemplo: O EPI danificou no meio da lavoura, o líder da equipe já anda com alguns equipamentos na sua bolsa, para troca imediata de tal EPI danificado no campo. Ao entregar o material o líder faz uma autorização/comprovante de entrega, que posteriormente é entregue ao almoxarife para ser lançado na ficha de controle de entrega, com a data entregue e sequencialmente coletado a assinatura. Neste caso, quando eu for recolher a biometria a data entrara automática do dia que ele esta assinado ou consigo colocar a data que efetivamente ele pegou o material ?
OI, sim consegue!
Boa tarde!
Como funciona a devolução do EPI por perda ou desgaste do mesmo?
Olá,
simplesmente registra a devolução e realiza nova entrega.
Boa tarde!
Preciso que entre em contato para maiores informações.
Olá Guedson, solicite um contato por aqui: https://sgg.net.br/contato
Olá, é possível que o sistema libere com a anuência prévia do SESMT (à cada solicitação) no sistema antes que seja entregue no almoxarifado?
Olá, não entendi o questionamento. Acione nosso suporte se você já é cliente!
Gostaria de agendar uma demonstração
Olá Ana, entre em contato por aqui: https://sgg.net.br/contato
Boa tarde,
A SGG fornece algum documento como garantia da impossibilidade de manipulação dos registros, comprovando a inviolabilidade do sistema?
Olá Andra, entre em contato para conversarmos sobre o assunto. Abs!