Promova uma eleição de CIPA online e sem papel

A eleição dos membros de uma CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) demanda tempo e dedicação de todos os funcionários envolvidos. Além disso, exige gasto com recursos financeiros uma vez que a empresa tem que arcar com células de votação e demais materiais impressos, bem como a guarda e conservação dos mesmos.

Já a votação da CIPA online elimina gastos com papel e garante que todo o processo flua de forma rápida e econômica.

Quer entender como funciona a eleição de CIPA online? A seguir, explicaremos melhor esse processo e como geri-lo no software SGG. Vamos lá? Acompanhe!

Como funciona a eleição da CIPA online?

Acesse o cadastro da CIPA no Módulo Segurança do software SGG. Em seguida, defina o início e o término do mandato. Após determinar a data do primeiro mandato, o sistema irá calcular todos os eventos referentes à eleição para criar o calendário.

Tanto as datas como os eventos podem ser editados sempre que necessário. Vale observar que o mandato dos membros eleitos da CIPA terá a duração de um ano, permitida uma reeleição, conforme NR-5.

Os candidatos interessados em concorrer a um cargo de direção da CIPA serão registrados no sistema utilizando o cadastro do Funcionário já existente, podendo ser adicionada uma foto para gerar a cédula para eleição analógica bem como para a realização da eleição online diretamente no SGG. 

Programe o e-mail

Além disso, é possível configurar alertas e os e-mails que serão enviados para candidatos, membros eleitos da CIPA ou funcionários da empresa. É possível inserir o texto da ata, o assunto e programar a data de envio.

O software também permite enviar SMS. Nesse caso, basta inserir o texto e programar a data de envio.

Criação do evento

O próximo passo é definir se a eleição será online. Após criar o evento, o link da votação será criado no sistema.

No dia da eleição online da CIPA, todos os funcionários receberão uma notificação por e-mail ou SMS. Os e-mails podem ser enviados no dia da votação ou com alguns dias de antecedência. O software SGG conta com um modelo de convite que gera de forma automática o link da votação, código e senha de cada funcionário.

Assim, no dia da votação, os funcionários precisam apenas acessar o link, com login e senha individual, utilizando um notebook, smartphone ou tablet.

Relatório da eleição

Caso queira, o gestor pode emitir o relatório com as datas de cada evento, nome dos candidatos e situação (eleito ou não eleito). Após a eleição, basta atualizar os dados e salvar as últimas atualizações.

Votação online

Para votar, o funcionário deve acessar o e-mail da votação CIPA e clicar no link da votação. Após selecionar o candidato escolhido, basta confirmar. Também dá para votar em branco ou nulo. Nesse caso, basta selecionar a opção desejada e confirmar.

Após a votação a senha expira, ou seja, cada funcionário só pode votar uma vez. O sistema conta com toda a segurança necessária para garantir o sigilo e evitar fraudes. O comprovante de votação é enviado por e-mail.

Apuração da eleição

À medida que os funcionários escolhem e votam no seu candidato, os votos vão sendo apurados na tela da Apuração. A cada consulta, os gestores podem verificar o número de votos obtidos por cada candidato, assim como a porcentagem atingida.

Ao final da apuração, o software SGG aponta os eleitos e o número total de votos obtidos por cada candidato.

E a gestão da CIPA, como funciona?

Para fazer a gestão da CIPA é preciso cadastrar o mandato. Coloque a data inicial e final na aba segurança e defina o tipo de eleição (manual ou online). Se a eleição foi manual, insira o nome dos membros da CIPA representantes dos empregados e dos empregadores, assim como o cargo de cada um. Caso a votação tenha sido online, todo o preenchimento é feito de forma automática.

Também é importante cadastrar os eventos, definindo o envio de alertas para os funcionários ou para os membros. Nessa etapa os candidatos não precisam ser notificados. Defina o dia e horário para o disparo. Caso algum campo fique em branco as alterações não serão salvas.

Também dá para configurar o texto e a data de envio de sms. Para ativar essas funcionalidades a empresa deve ter o e-mail e/ou o número do telefone celular de todos os funcionários cadastrados. Todos os eventos são salvos no calendário da CIPA do software SGG. No quadro de avisos, é possível verificar todos os e-mails e SMS enviados, assim como as pendências. Caso tenha havido alguma falha no envio, o sistema permite reenviar os e-mails e as mensagens de texto pelo quadro de aviso.

Na aba calendário, também podem ser adicionados todos os eventos da CIPA e emitir relatórios e documentos Após o fim do evento, é preciso indicar a data e salvar. O status será alterado de aberto para realizado.

Como você viu, a eleição da CIPA Online reduz custos e simplifica todo o processo, da inscrição dos colaboradores ao resultado final. Assim, toda a operação se torna mais fácil e simples para gestores, para as equipes de Segurança e Saúde do Trabalho, candidatos e para os eleitores.

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